Étude de Cas
Livret des Membres de l’Association des Étudiants en Design
Livrets organisateurs pour les nouveaux membres de l’équipe de la SDA.
Version utilisée du livret
Défi
Améliorer l’engagement des membres de l’Association des Étudients en Design ou Student Design Association (SDA) concernant leurs rôles et comment optimiser les membres de l’équipe pour un projet donné.Résultat
Un livret qui aide les membres de la SDA à mieux s’organiser en leur offrant un espace pour prendre des notes aux réunions hebdomadaires. Le livret comprend un calendrier pour la planification et un guide pour se familiariser avec tous les rôles de la SDA afin d’améliorer l’efficacité de l’organisme étudiant.Méthodes
- Entretiens de Recherche Qualitative
- Recherche Primaire
- Gestion de Projet grâce au Design Thinking
- Prototypage
Processus
Le projet a utilisé les processus de design thinking et de human-centered design pour arriver à ces trois buts:
- créer un outil portable pour l’organisation des membres de la SDA.
- aider les membres de la SDA à mieux connaître leurs rôles et leurs responsabilités dans l’organisme.
- catalyser la compréhension de la structure de l’organisme par les membres élus.
Empathie
Le processus d'empathie avec les besoins de la SDA comprenait des entretiens avec chaque membre de la SDA ainsi qu’avec d'anciens membres, d’anciens administrateurs, d'autres groupes étudiants et des membres de syndicats étudiants, ainsi qu’avec des professionnels qui ont de l’expérience en gestion de groupe.
Quelques enjeux découverts lors de la phase d’empathie du projet comprennent:
- Plusieurs membres de la SDA ne comprenaient pas les recours de communications numériques du groupe. Cela se traduit comme un obstacle pour que ces membres puissent remplir leurs obligations.
- Le processus de transition de la SDA se produit lorsque les membres de l’équipe sortante sont débordés par leurs travaux scolaires et ne peuvent consacrer suffisamment de temps à l'intégration des nouveaux membres de l'équipe.
- La SDA utilise trop de plateformes de communication qui ne permettent pas une transmission efficace des informations, en particulier pour les membres moins engagés.
Définition
Dans cette étape j’ai décidé de me concentrer seulement sur le premier enjeu à cause de son impact dans les opérations quotidiennes de l’’organisme.
«Plusieurs membres de la SDA ne comprenaient pas les recours de communications numériques du groupe. Cela se traduit comme un obstacle pour que ces membres puissent remplir leurs devoirs.»
Terme Clé
Le terme «capacité de charge institutionnelle» m'a aidé à comprendre qu'il y avait un besoin pour un outil d'organisation qui aiderait les membres à comprendre l'organisation et ses objectifs.
“Capacité de Charge Institutionelle”
«La manière dont les petites équipes luttent avec l'exigence d'utiliser de nouvelles ressources ou de traiter des quantités importantes de nouvelles informations.»
-UASU Discover Governance
En apprenant le terme «capacité de charge institutionnelle», je me suis demandé s'il était possible que les membres ne soient pas en mesure d'adopter une approche plus proactive parce qu'ils étaient submergées par la quantité et le style d'organisation des informations.
C'est ainsi que j'ai formé la nouvelle question de recherche:
C'est ainsi que j'ai formé la nouvelle question de recherche:
«Comment pourrions-nous mieux engager les membres de la SDA à devenir des membres proactifs d’équipe?»
Idéation
Le manque d'engagement avec les ressources numériques m'a amené à me demander si la matérialité des planificateurs influencerait positivement les niveaux de productivité.
Les Livrets sont fournis par la SDA et donné aux membres gratuitement au début du semestre. Ces planificateurs peuvent alors être requis lors les réunions hebdomadaires de l’organisme, contrairement aux ordinateurs portables. Ils peuvent également être emportés n'importe où en raison de leurs dimensions.
Avoir un outil physique qui peut être conservé par le groupe pour les années à venir signifie qu'il peut être amélioré à chaque année. Les agendas peuvent également être archivés pour les futures générations de la SDA.
Testing
Vous trouverez ci-dessous des images d'un des livrets utilisés par les membres du conseil d'administration de 2019/2020 qui démontre comment il a été utilisé. Les images montrent également les marquages faits pour clarifier certaines des informations dans cette itération de l’outil.
Calendrier
Organisateurs de rencontres
Les organisateurs de rencontres ont été conçus pour que les membres puissent prendre des notes des détails importants lors des réunions hebdomadaires et de noter leurs devoirs de la semaine avec les dates dues correspondantes.
Carte des Rôles de la SDA
Objectifs Annuels de la SDA
Images des sections mentionnées
Réflexion
Le but du projet a changé plusieurs fois pendant la session académique, résultant en la création du livret des membres du conseil de la SDA. Les livrets étaient créés comme outils personnels que les membres son encouragés à utiliser et à altérer.
Je crois que dans le prochaines années, la SDA pourrait choisir d’éduquer les membres à mieux utiliser les ressources numériques comme le système Google Drive. Je suggérerais aussi des changements au format des livrets. Les prochaines itérations du livret devront être produites en étroite collaboration avec la personne responsable du graphisme.